Ce que disent les chiffres
- Selon une étude de Nexthink publiée en février 2023, menée sur plus de 6 millions d’environnements informatiques, près de la moitié des logiciels installés (49,96 %) ne seraient pas utilisés par les collaborateurs.
- Selon l’enquête annuelle de Flexera sur la gestion des actifs informatiques (2024), les responsables informatiques estiment en moyenne que 20 à 30 % de leurs dépenses logicielles sont gaspillées, et 41 % jugent que ce gaspillage augmente sur les logiciels en abonnement.
Ces études portent surtout sur des entreprises de taille importante, mais le mécanisme est le même dans une TPE ou une PME : on s’abonne facilement, on résilie rarement.
Les cinq coûts cachés
- Les licences dormantes : des comptes ouverts pour un ancien salarié, un stagiaire, un projet terminé.
- Les doublons : deux outils de visioconférence, trois espaces de stockage, plusieurs messageries.
- Les fonctionnalités inutilisées : une formule « premium » alors que l’offre de base suffirait.
- Les reconductions automatiques : un abonnement annuel renouvelé sans que personne ne se pose la question.
- Le temps perdu : les ressaisies d’un logiciel à l’autre, les recherches d’information dans plusieurs outils, les contournements quand un logiciel est mal maîtrisé. C’est souvent le coût le plus élevé, et le moins visible.
Réduire ses abonnements logiciels : la méthode en cinq étapes
1. Faire l’inventaire
Listez tous vos abonnements : relevés bancaires et cartes de paiement des douze derniers mois, factures, comptes ouverts par les équipes. Pour chacun, notez le prix, le nombre de licences, la date de renouvellement et la personne responsable.
2. Mesurer l’usage réel
Qui l’utilise, à quelle fréquence, pour quoi faire ? La plupart des logiciels affichent une date de dernière connexion par utilisateur. Interrogez aussi les équipes : un outil peut être payé mais contourné.
3. Repérer les doublons et les liaisons manquantes
Regroupez les outils par fonction : communication interne, stockage, devis et factures, relation client, comptabilité. Quand deux outils font la même chose, gardez-en un. Quand une information est ressaisie à la main entre deux logiciels, notez-le : c’est une piste d’automatisation (voir 3 applications pour automatiser sans se perdre).
4. Décider
Pour chaque abonnement : garder, réduire (moins de licences, formule inférieure), remplacer ou résilier. Notez les dates limites de résiliation.
5. Mettre en place une règle simple
Une seule personne valide les nouveaux abonnements, et l’inventaire est mis à jour à chaque arrivée et départ de collaborateur. Une revue annuelle suffit ensuite.
Le conseil AQIT : commencez par les relevés bancaires des douze derniers mois. En une heure, vous aurez une première liste, et souvent quelques surprises.
Questions fréquentes
Comment savoir quels logiciels mon entreprise paie ?
La source la plus fiable, ce sont les relevés bancaires et de cartes de paiement des douze derniers mois : les abonnements annuels n’apparaissent qu’une fois par an. Complétez avec les factures et en interrogeant chaque équipe.
Quelle part des dépenses logicielles est gaspillée ?
Selon l’enquête Flexera 2024, les responsables informatiques l’estiment en moyenne entre 20 et 30 %. Dans une petite entreprise, le gaspillage vient surtout des licences dormantes, des doublons et des formules trop élevées.
À quelle fréquence faire le point sur ses abonnements ?
Une revue complète une fois par an, et une mise à jour de l’inventaire à chaque arrivée ou départ de collaborateur. Notez les dates de renouvellement pour ne plus subir les reconductions automatiques.
Ce qu’AQIT Conseil peut vous apporter
Le volet outils & logiciels de notre audit fait ce travail avec vous : inventaire, usages réels, coûts, doublons, liaisons entre outils et circulation des données. Vous repartez avec la liste des économies possibles et un plan pour faire travailler vos logiciels ensemble. Nous n’avons aucun logiciel à vous vendre : nos recommandations sont indépendantes. Nous intervenons dans les entreprises de Vendée et des départements voisins, sur place ou à distance.
Sources :
- Nexthink, « Soft-WASTE : 50 % des logiciels installés dans les entreprises ne sont pas utilisés par les collaborateurs », février 2023 — https://nexthink.com/fr/presse/etude-nexthink-50-des-logiciels-installes-dans-les-entreprises-ne-sont-pas-utilises-par-les-collaborateurs
- Le Monde Informatique, « Les dépenses logicielles migrent dans le cloud, le gaspillage aussi », juin 2024 (enquête Flexera State of ITAM 2024) — https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-les-depenses-logicielles-migrent-dans-le-cloud-le-gaspillage-aussi-94147.html